Perancangan Yang Sering Diguna-Pakai Dalam Organisasi

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Banyak macam dan ragam bentuk suatu organisasi mulai dari yang berbentuk kecil hingga organisasi yang bentuknya besar dan mempunyai suatu tujuan yang berbeda pula, begitu pula tentang pengertian organisasi itu sendiri. Banyak definisinisi dan pengertian dari organisasi yang di paparkan oleh para ahli. 

Sesebuah organisasi yang berjaya bermula daripada pemimpin yang berkaliber. Kenapa disebut pemimpin bukannya bos kerana dua perkataan ini memainkan maksudnya yang tersendiri. Rujuk kepada nota ini untuk menerangkan maksudnya yang lebih jelas iaitu Perbezaan Antara Bos dan Pemimpin .

" Perkataan BOS dan PEMIMPIN adalah sesuatu yang berbeza dari segi maksud dan pengertiannya. Seseorang boleh menjadi bos tetapi tidak semestinya menjadi pemimpin. Bos adalah seorang yang dinamakan bos anda, sesuatu yang mengerunkan dan berada di kedudukan yang tinggi daripada anda. Tetapi pemimpin adalah seorang penyelia dan rakan sekerja anda yang mampu memberi panduan dan cara perlaksanaan kerja dengan lebih baik dengan menggunakan pelbagai cara dan kaedah. Bukan hanya mengarah dan memberi arahan semata-mata tetapi mampu kerja bersama-sama."

1. Matlamat atau Target Organisasi

Pemimpin harusnya meletakkan perancangan yang rapi dalam mengerakkan oragnisasi bermula daripada matlamat dan target yang hendak dicapai. Selalunya pendekatan menggunakan konsep 5W1H sering bermain di fikiran seseorang pemimpin. Istilah yang sering diguna adalah KPI atau Key Performance Indicator iaitu Petunjuk Keberkesanan Prestasi. Maka, penetapan matlamat dan target samada dalam bentuk kuantiti dan kualiti amatlah perlu samada secara harian, bulanan atau tahunan. Sebagai contoh, dalam perniagaan hendaklah menentukan target jualan yang perlu dicapai. 

‘Fikir dulu baru buat’. Mutiara kata ini bermaksud apa sahaja tindakan yang kita buat kita harus berfikir dulu, rancang dulu sebelum kita bertindak supaya kita tidak membuat keputusan yang salah.

Sesebuah perancangan yang baik haruslah mempunyai 3 bahagian iaitu rancangan jangka pendek, jangka sederhana dan juga jangka panjang. Mari kita lihat apa yang dimaksudkan dengan ketiga-tiga bahagian rancangan tersebut:

a) Rancangan Jangka PendekRancangan yang boleh dilaksanakan segera. Bukan rancangan muktamad, sekadar rancangan sementara sebelum menantikan rancangan jangka panjang dapat dilaksanakan. 

b) Rancangan Jangka SederhanaRancangan yang juga bersifat segera tetapi mengambil sedikit masa untuk dilaksanakan. Ianya tidak wajib dilaksanakan dan bergantung kepada situasi. 

c) Rancangan Jangka PanjangRancangan rapi atau menyeluruh untuk menyelesaikan sesuatu masalah atau untuk mencapai matlamat sesuatu projek. Ianya boleh digunakan untuk tempoh yang lama. Ketua perlu meletakkan sasaran tentang kualiti, kuantiti, tempoh masa dan lain-lain. Menurut Mohd. Hizam Hanafiah (2003) jangkamasa rancangan ini adalah minimum 5 tahun dan ke atas.

Kenapa sesebuah rancangan perlu dibahagikan kepada tiga? Ini kerana bukan semua perancangan boleh dilaksanakan dengan segera. Ada yang mengambil masa lama untuk dilaksanakan walaupun sesuatu masalah itu perlu diselesaikan dengan segera. 

2. Aktiviti Mengurus

Cara mengurus kakitangan di bawah seseorang pemimpin hendaklah dilakukan secara berhemah dan bijaksana. Cara mengurus dengan cara diktator amatlah tidak menguntungkan organisasi kerana ianya hanya memberi tekanan kepada pekerja dan meninggalkan kesan negatif dalam jangka masa panjang. Keadaan tertekan mengakibatkan hanya pemimpin sahaja yang bekerja, bukannya organisasi tersebut. Wujudkan suasana di tempat kerja dalam keadaan harmoni dan selesa kerana hampir 42% masa manusia berada di tempat kerja. Ada masanya perlu pemimpin bertindak tegas dan ada masanya bertindak seperti seorang ayah kepada anak-anak.

Secara umumnya sebagai besar para sarjana pengurusan menerima pakai kosep pengurusan sebagai satu proses aktiviti yang diketahui oleh para pengurus, tetapi dilakukan bersama-sama dengan para pekerja. Kebanyakan defenisi pengurusan yang telah dikemukakan oleh Hendry Fayol (1916). Pandangan umum mengenai kosep pengurusan masih sah sehingga ke hari ini walaupun definisi-definisi yang terkemudian membuat sedikit sebanyak adaptasi daripada versi asal konsep pengurusan yang telah dikemukakan oleh beliau. Hendri Fayol berpendapat bahawa untuk mengurus adalah untuk meramal dan merancang, mengorganisasi, mengarah, mengkoordinasi dan mengawal. Manakala Brech (1957) pula mendefisikan pengurusan sebagai satu proses sosial…proses ini terdiri dari pada…perancangan, kawalan, koordinasi dan motivasi.

Sikap pengurusan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja oleh pemimpin supaya mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan banyak dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja supaya mereka lebih produktif. Oleh itu, antara tingkah laku kepimpinan yang selalu ditonjolkan oleh para pemimpin dalam pengurusan seharian ialah komunikasi yang ekstensif dengan para pekerja mereka untuk menyampikan dan memberi inspirasi kepada para pekerja mengenai kepada para pekerja mengenai visi dan misi organisasi, mengetahui dan menyelesaikan maslaah-masalah kerja dari semasa ke semasa serta memberi panduan mengenai cara bekerja dengan lebih efektif. Kepimpinan adalah aktiviti pengurusan yang menumpukan seratus peratus kepada aspek manusia supaya pekerja dapat memberikan komitmen yang tinggi dan kesetiaan yang berkekalan kepada oraganisasi mereka.

3. Kawalan

Konflik adalah fenomena yang biasa berlaku dalam organisasi. Proses pErubahan organisasi disebabkan tekanan persekitaran boleh menjadi satu punca kepada pelbagai konflik dalaman. Manakala kes-kes seperti kerugian syarikat, kemalangan di tempat kerja juga boleh menimbulkan konflik di kalangan para pekerja. Apabila berhadapan dengan situasi seperti ini peranan pemimpin ialah berusaha sedaya yang mungkin untuk menyelesaikan segala perkara yang berbangkit di kalangan para pekerja mereka dengan langkah-langkah pemulihan melalui kaedah adaptasi, akomodasi, ‘matalamat utama’ serta mengubal strategi-strategi penyelesaian secara bersama. Seboleh mungkin, setiap penyelesaian konflik hendaklah tidak merugikan semua pihak yang terlibat.

Mengawal keadaan semasa adalah penting. Pemimpin harus peka memerhati tindak tanduk pekerja di dalam organisasinya. Perlu bijak memberi keputusan samada sukar atau tidak dalam memandu pergerakan organisasi. Selalunya terlalu banyak unsur-unsur ingin menjatuhkan sesebuah organisasi daripada pelbagai sudut. Maka inilah tugas utama pemimpin dalam membendung anasir-anasir ini. Ada kalanya pemimpin perlu berlembut dan beralah dalam memerangi pakatan negatif ini sebagai persiapan serangan balas. Maka, gandingan antara pekerja dan pemimpin tadi hendaklah kemas dan kukuh dalam usaha kawalan daripada pihak dalaman atau luaran itu nanti. Pemimpin yang disayangi oleh pekerja akan mudah mengatasi masalah ini nanti.

Tanda-Tanda Awal Konflik
Anda sebagai ketua harus sentiasa peka dengan tanda-tanda konflik yang berikut. Kegagalan anda mengesannya dengan lebih awal akan menyebabkan anda perlu memikirkan jalan penyelesaian yang lebih sukar.
a. Nada suara dan gurauan melampau sesama pekerja.
b. Kekerapan tidak hadir yang tinggi.
c. Usaha pemulauan dan sabotaj.
d. Saling menuding jari antara dua pihak atau lebih.
e. Wujud sikap tidak percaya antara satu sama lain.
f. Mengelak dari melakukan kerja berkumpulan.
g. Amalan berpuak-puak.
h. Penindasan terhadap pekerja / rakan sekerja.

Sebagai pemimpin, seorang pengurus bertanggungjawab untuk mendorong para pekerja mereka supaya sentiasa produktif dan menunjukkan komitmen kerja yang tinggi serta kesetiaan yang tak berbelah bagi kepada organisasi mereka. Usaha ini dilakukan dengan sentiasa mengambil kira keperluan-keperluan utama para pekerja menghargai dan menghormati mereka sebagai seorang manusia serta wujudnya matlamat kerja yang jelas di kalangan mereka. Ini lah dinamakan kawalan kepada pekerja secara berhemah dan mendalam ke dalam hati mereka dengan memenuhi keperluan yang munasabah kepada mereka semua.

Kesimpulan

Apa yang penting ialah kesungguhan pemimpin itu menguruskan oragnisasi dengan sedaya upaya serta diikuti dengan hati yang tulus dan ikhlas. Dengan keinginan yang sejati dan penyerahan kepada Ilahi akan memberikan hasil yang memuaskan semua pihak. Ada pepatah mengatakan "bekerjalah kamu seoalah-olah kamu akan hidup seribu tahunya. Dan beribadatlah kamu seolah-olah kamu akan mati pada keesokkan harinya." 

Konsep TRUST (Kepercayaan) Dalam Organisasi

Kepercayaan adalah satu ungkapan yang sering dipertuturkan dan diperdengarkan dalam hubungan sesama manusia. Istilah ini merupakan satu perkataan keramat dan mudah dilisankan melalui kata-kata. Kepercayaan adalah kata terbitan daripada percaya bermaksud yakin, beriktikad dan pasti. 

Dalam Bahasa Inggeris, kepercayaan diterjemahkan kepada TRUST. Dalam sesebuah organisasi, pengertian TRUST menpunyai pengertian tersendiri iaitu diertikan sebagai Trust (percaya) , Respect (hormat-menghormati), Unique (tersendiri) , Straight (tegas dan jujur) dan Together (berkerjasama). 

Setiap abjab T-R-U-S-T menpunyai maksud yang mendalam dan bagaimana konsep itu boleh digunakan dalam pengurusan organisasi yang melibatkan ramai pihak. Sekiranya konsep ini diterap di dalam setiap jiwa individu di organisasi tersebut, nescaya pengurusan sumber manusia akan mudah dilaksanakan.

T : Trust (Kepercayaan)

Setiap individu diberi kepercayaan untuk menjalankan tugas masing-masing terutamanya seseorang ketua. Perlu amanah dan jujur dalam melaksanakan tanggungjawab yang diberikan. Ini adalah kerana kepercayaan yang besar dipertaruhkan oleh pihak atasan kepada individu yang dilantik sebagai ketua untuk menjalankan tanggungjawab sebagai wakilnya dalam sesebuah organisasi tersebut. Kepercayaan ini bukan hanya perlu dipikul oleh Ketua, ianya juga perlu dijadikan pegangan oleh semua kakitangan sokongan bagi mewujudkan persekitaran kerja yang produktif dan selesa.

R : Respect (Hormat-Menghormati)

Sikap hormat menghormati antara manusia adalah satu keperluan dalam organisasi bagi melahirkan suasana kerja yang harmoni dan tiadanya masalah tikam daripada belakang. Tanpa rasa hormat, keadaan organisasi sentiasa dalam keadaan tertekan dan pekerja akan rasa tidak selesa dan ini akan menjatuhkan tahap produktiviti organisasi tersebut. Tempoh menyiapkan kerja akan berpanjangan kerana tiadanya kerjasama dalam berpasukan disebabkan rasa hormat antara individu tidak wujud.

U : Unique (Tersendiri)

Anugerah yang diberikan oleh Tuhan adalah berbeza antara satu sama lain. Disebabkan itulah setiap individu menpunyai keunikan tersendiri dan tidak akan sama antara satu sama lain. Individu diberi kepakaran yang tersendiri untuk melengkapi di dalam pasukan. Bagi membolehkan konsep lengkap-melengkapi berjaya dilakukan, keprcayaan dan hormat-menghormati perlu disemai dalam diri bagi menjayakan organisasi tersebut.

Hai manusia, Sesungguhnya Kami menciptakan kamu dari seorang laki-laki dan seorang perempuan dan menjadikan kamu berbangsa – bangsa dan bersuku-suku supaya kamu saling kenal-mengenal. Sesungguhnya orang yang paling mulia diantara kamu disisi Allah ialah orang yang paling taqwa diantara kamu. Sesungguhnya Allah Maha mengetahui lagi Maha Mengenal.” (al-Hujuraat: 13)

Sebagai contoh, di Jepun orang gemuk tidak dianggap satu kelemahan dan ejekan. Ianya dipandang mulia dan disanjungi oleh masyarakat Jepun. Lihat sukan sumo, sebuah sukan yang diminati oleh masyarakatnya sehingga pada masa kini dan sukan sumo mula diceburi oleh rakyat bukan Jepun serta menjuarari sukan sumo setiap tahun. Inilah yang dikatakan UNIQUE kerana individu menpunyai kelebihan dan kepakaran tersendiri serta diperlukan antara satu sama lain.

S : Straight (Ketegasan)
Ketegasan dalam memberi keputusan dalam sesbuah organisasi adalah keperluan yang akan digunakan apabila berhadapan sesuatu pilihan. Ketegasan ini perlu diikuti dengan fakta dan dalil yang benar bagi memastikan ketegasan yang dilakukan itu akan memberi impak yang positif dalam perjalanan sesebuah organisasi. Ketegasan tidak boleh digunakan sewenang-wenangnya tanpa keperluan kerana ianya akan menjadikan diri sesorang itu bersikap BOSS bukannya seorang PEMIMPIN. Rujuk artikel perbezaan antara Boss dan Pemimpin. Klik di sini.

T : Together (Kerjasama berpasukan)
Akhir sekali sikap yang paling penting dalam organisasi adalah kerjasama berpasukan bagi menjayakan matlamat dan objektif yang dibawakan oleh organisasi. Jika tiada kerjasama, setiap kerja yang dilakukan tidak akan kesampaian dan berkubur di pertengahan jalan. Apa-apa benda boleh dilakukan jika masing-masing sama membantu walaupun seberat mana beban kerja yang diberikan.

“ Perumpamaan orang-orang mukmin dalam cinta-mencintai, kasih mengasihi dan sayang menyayangi adalah seperti satu tubuh, apabila ada salah satu anggotanya merasa sakit, maka seluruh tubuhny juga akan merasakan sakit dengan demam dan tidak dapat tidur ” (HR Muslim)

Konsep TRUST ini bukan sahaja untuk diserap dan disemai di dalam organisasi tetapi meliputi keseluruhan kehidupan manusia terutamanya dalam kehidupan berkeluarga. Insya-Allah.

Puisi : AKU BARU MENYADARINYA SEKARANG

- Puisi karya Panji Ramdana

Anda juga mungkin meminati artikel ini :
Perbezaan Antara Bos dan Pemimpin
Analisis SWOT Dalam Pentadbiran Syarikat
Perbandingan Cara Kerja Barat & Timur Jauh

Perbezaan Antara Bos dan Pemimpin

Perkataan BOS dan PEMIMPIN adalah sesuatu yang berbeza dari segi maksud dan pengertiannya. Seseorang boleh menjadi bos tetapi tidak semestinya menjadi pemimpin. Bos adalah seorang yang dinamakan bos anda, sesuatu yang mengerunkan dan berada di kedudukan yang tinggi daripada anda. Tetapi pemimpin adalah seorang penyelia dan rakan sekerja anda yang mampu memberi panduan dan cara perlaksanaan kerja dengan lebih baik dengan menggunakan pelbagai cara dan kaedah. Bukan hanya mengarah dan memberi arahan semata-mata tetapi mampu kerja bersama-sama.

Terdapat kata-kata hikmah mengatakan, "Don't say like a boss !!!". Kedengaran aneh dan melucukan tetapi ianya memang sesuatu yang menjengkelkan apabila pekerja menganggap ketuanya sebagai bos, bukannya pemimpin. Apabila pekerja bawahan kita menganggap kita sebagai bos, sudah pasti pekerja hanya takutkan kepada sifat bernama bos bukannya menghormati kita sebagai seorang pemimpin.

Matlamat bos adalah untuk mencapai matlamat yang diinginkan semata-mata terutamanya dalam mengejar nama, pangkat dan kedudukan di mata masyarakat. Manakala seorang pemimpin, bukan sahaja dapat mencapai matlamat yang dinginkan, mereka juga memberi kekuatan dan motivasi kepada pasukan mereka. Pemimpin sebenar membuat perkara yang lebih baik dan mereka tidak hanya menunjukkan apa yang salah dilakukan oleh pekerja bawahannya. 

Pemimpin sama-sama berganding bahu dan bekerjasama dengan pekerja bawahannya bagi sama-sama mencapai matlamat dan kejayaan. Bos hanya "tempat tumpuan" pekerja tetapi bagi pemimpin, ianya akan sentiasa turut serta dan memberi kebaikan dan kesejahteraan kepada pekerja di sekelilingnya.

Seorang bos boleh memimpin samada ke arah kebaikan atau menjadi lebih buruk. Tetapi seorang pemimpin akan sentiasa menjadi bos yang terbaik di kalangan pekerjanya. Bos sentiasa memberi kerja dan arahan kepada pekerjanya tetapi pemimpin sentiasa bekerja bersama-sama dengan pekerjanya. Jika seorang yang bernama bos, semua usaha itu akan dinamakan di atas namanya seorang tetapi bagi pemimpin, kejayaan itu adalah kejayaan bersama-sama.

Pekerja mungkin takut dan gerun kepada seorang bernama BOS tetapi sesekali tidak akan disayangi seperti seorang PEMIMPIN.

SIFAT BERNAMA BOS	SIFAT BERNAMA PEMIMPIN
Bersifat peribadi	Bersifat Penyayang
Suka puji diri sendiri	Suka puji orang ramai
Menggunakan orang	Membina orang
Membina ketakutan	Membina kehormatan
Mengambil kesempatan	Memberi peluang
Mewakili diri sendiri	Mewakili kumpulan
Beri arahan semata-mata	Bersama-sama laksana arahan
Berfikiran jangka masa pendek	Berfikiran jangka masa panjang
Fokus kepada proses	Fokus kepada pekerja

" Bab kata Kak Bedah, jiran sebelah ;
Jangan pernah menyesal kerana mengenal orang lain dalam kehidupanmu kerana, Orang yang baik akan memberimu kebahagian.
Orang yang buruk akan memberimu pengalaman.
Orang yang jahat akan memberimu pelajaran. "

Dan ingatlah kata-kata Khalifah Umar bin Abdul-Aziz rahimahullah berkata, "Masyarakat umum bisa rosak binasa karena penerangan (ulah) orang-orang (kalangan) khusus (para pemimpin). Sementara kalangan khusus tidaklah binasa karena penerangan (ulah) masyarakat. Kalangan khusus itu adalah para pemimpin."

Semoga semua mendapat panduan dan pedoman. 

Selamat beramal.