Perancangan Yang Sering Diguna-Pakai Dalam Organisasi

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Banyak macam dan ragam bentuk suatu organisasi mulai dari yang berbentuk kecil hingga organisasi yang bentuknya besar dan mempunyai suatu tujuan yang berbeda pula, begitu pula tentang pengertian organisasi itu sendiri. Banyak definisinisi dan pengertian dari organisasi yang di paparkan oleh para ahli. 

Sesebuah organisasi yang berjaya bermula daripada pemimpin yang berkaliber. Kenapa disebut pemimpin bukannya bos kerana dua perkataan ini memainkan maksudnya yang tersendiri. Rujuk kepada nota ini untuk menerangkan maksudnya yang lebih jelas iaitu Perbezaan Antara Bos dan Pemimpin .

" Perkataan BOS dan PEMIMPIN adalah sesuatu yang berbeza dari segi maksud dan pengertiannya. Seseorang boleh menjadi bos tetapi tidak semestinya menjadi pemimpin. Bos adalah seorang yang dinamakan bos anda, sesuatu yang mengerunkan dan berada di kedudukan yang tinggi daripada anda. Tetapi pemimpin adalah seorang penyelia dan rakan sekerja anda yang mampu memberi panduan dan cara perlaksanaan kerja dengan lebih baik dengan menggunakan pelbagai cara dan kaedah. Bukan hanya mengarah dan memberi arahan semata-mata tetapi mampu kerja bersama-sama."

1. Matlamat atau Target Organisasi

Pemimpin harusnya meletakkan perancangan yang rapi dalam mengerakkan oragnisasi bermula daripada matlamat dan target yang hendak dicapai. Selalunya pendekatan menggunakan konsep 5W1H sering bermain di fikiran seseorang pemimpin. Istilah yang sering diguna adalah KPI atau Key Performance Indicator iaitu Petunjuk Keberkesanan Prestasi. Maka, penetapan matlamat dan target samada dalam bentuk kuantiti dan kualiti amatlah perlu samada secara harian, bulanan atau tahunan. Sebagai contoh, dalam perniagaan hendaklah menentukan target jualan yang perlu dicapai. 

‘Fikir dulu baru buat’. Mutiara kata ini bermaksud apa sahaja tindakan yang kita buat kita harus berfikir dulu, rancang dulu sebelum kita bertindak supaya kita tidak membuat keputusan yang salah.

Sesebuah perancangan yang baik haruslah mempunyai 3 bahagian iaitu rancangan jangka pendek, jangka sederhana dan juga jangka panjang. Mari kita lihat apa yang dimaksudkan dengan ketiga-tiga bahagian rancangan tersebut:

a) Rancangan Jangka PendekRancangan yang boleh dilaksanakan segera. Bukan rancangan muktamad, sekadar rancangan sementara sebelum menantikan rancangan jangka panjang dapat dilaksanakan. 

b) Rancangan Jangka SederhanaRancangan yang juga bersifat segera tetapi mengambil sedikit masa untuk dilaksanakan. Ianya tidak wajib dilaksanakan dan bergantung kepada situasi. 

c) Rancangan Jangka PanjangRancangan rapi atau menyeluruh untuk menyelesaikan sesuatu masalah atau untuk mencapai matlamat sesuatu projek. Ianya boleh digunakan untuk tempoh yang lama. Ketua perlu meletakkan sasaran tentang kualiti, kuantiti, tempoh masa dan lain-lain. Menurut Mohd. Hizam Hanafiah (2003) jangkamasa rancangan ini adalah minimum 5 tahun dan ke atas.

Kenapa sesebuah rancangan perlu dibahagikan kepada tiga? Ini kerana bukan semua perancangan boleh dilaksanakan dengan segera. Ada yang mengambil masa lama untuk dilaksanakan walaupun sesuatu masalah itu perlu diselesaikan dengan segera. 

2. Aktiviti Mengurus

Cara mengurus kakitangan di bawah seseorang pemimpin hendaklah dilakukan secara berhemah dan bijaksana. Cara mengurus dengan cara diktator amatlah tidak menguntungkan organisasi kerana ianya hanya memberi tekanan kepada pekerja dan meninggalkan kesan negatif dalam jangka masa panjang. Keadaan tertekan mengakibatkan hanya pemimpin sahaja yang bekerja, bukannya organisasi tersebut. Wujudkan suasana di tempat kerja dalam keadaan harmoni dan selesa kerana hampir 42% masa manusia berada di tempat kerja. Ada masanya perlu pemimpin bertindak tegas dan ada masanya bertindak seperti seorang ayah kepada anak-anak.

Secara umumnya sebagai besar para sarjana pengurusan menerima pakai kosep pengurusan sebagai satu proses aktiviti yang diketahui oleh para pengurus, tetapi dilakukan bersama-sama dengan para pekerja. Kebanyakan defenisi pengurusan yang telah dikemukakan oleh Hendry Fayol (1916). Pandangan umum mengenai kosep pengurusan masih sah sehingga ke hari ini walaupun definisi-definisi yang terkemudian membuat sedikit sebanyak adaptasi daripada versi asal konsep pengurusan yang telah dikemukakan oleh beliau. Hendri Fayol berpendapat bahawa untuk mengurus adalah untuk meramal dan merancang, mengorganisasi, mengarah, mengkoordinasi dan mengawal. Manakala Brech (1957) pula mendefisikan pengurusan sebagai satu proses sosial…proses ini terdiri dari pada…perancangan, kawalan, koordinasi dan motivasi.

Sikap pengurusan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja oleh pemimpin supaya mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan banyak dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja supaya mereka lebih produktif. Oleh itu, antara tingkah laku kepimpinan yang selalu ditonjolkan oleh para pemimpin dalam pengurusan seharian ialah komunikasi yang ekstensif dengan para pekerja mereka untuk menyampikan dan memberi inspirasi kepada para pekerja mengenai kepada para pekerja mengenai visi dan misi organisasi, mengetahui dan menyelesaikan maslaah-masalah kerja dari semasa ke semasa serta memberi panduan mengenai cara bekerja dengan lebih efektif. Kepimpinan adalah aktiviti pengurusan yang menumpukan seratus peratus kepada aspek manusia supaya pekerja dapat memberikan komitmen yang tinggi dan kesetiaan yang berkekalan kepada oraganisasi mereka.

3. Kawalan

Konflik adalah fenomena yang biasa berlaku dalam organisasi. Proses pErubahan organisasi disebabkan tekanan persekitaran boleh menjadi satu punca kepada pelbagai konflik dalaman. Manakala kes-kes seperti kerugian syarikat, kemalangan di tempat kerja juga boleh menimbulkan konflik di kalangan para pekerja. Apabila berhadapan dengan situasi seperti ini peranan pemimpin ialah berusaha sedaya yang mungkin untuk menyelesaikan segala perkara yang berbangkit di kalangan para pekerja mereka dengan langkah-langkah pemulihan melalui kaedah adaptasi, akomodasi, ‘matalamat utama’ serta mengubal strategi-strategi penyelesaian secara bersama. Seboleh mungkin, setiap penyelesaian konflik hendaklah tidak merugikan semua pihak yang terlibat.

Mengawal keadaan semasa adalah penting. Pemimpin harus peka memerhati tindak tanduk pekerja di dalam organisasinya. Perlu bijak memberi keputusan samada sukar atau tidak dalam memandu pergerakan organisasi. Selalunya terlalu banyak unsur-unsur ingin menjatuhkan sesebuah organisasi daripada pelbagai sudut. Maka inilah tugas utama pemimpin dalam membendung anasir-anasir ini. Ada kalanya pemimpin perlu berlembut dan beralah dalam memerangi pakatan negatif ini sebagai persiapan serangan balas. Maka, gandingan antara pekerja dan pemimpin tadi hendaklah kemas dan kukuh dalam usaha kawalan daripada pihak dalaman atau luaran itu nanti. Pemimpin yang disayangi oleh pekerja akan mudah mengatasi masalah ini nanti.

Tanda-Tanda Awal Konflik
Anda sebagai ketua harus sentiasa peka dengan tanda-tanda konflik yang berikut. Kegagalan anda mengesannya dengan lebih awal akan menyebabkan anda perlu memikirkan jalan penyelesaian yang lebih sukar.
a. Nada suara dan gurauan melampau sesama pekerja.
b. Kekerapan tidak hadir yang tinggi.
c. Usaha pemulauan dan sabotaj.
d. Saling menuding jari antara dua pihak atau lebih.
e. Wujud sikap tidak percaya antara satu sama lain.
f. Mengelak dari melakukan kerja berkumpulan.
g. Amalan berpuak-puak.
h. Penindasan terhadap pekerja / rakan sekerja.

Sebagai pemimpin, seorang pengurus bertanggungjawab untuk mendorong para pekerja mereka supaya sentiasa produktif dan menunjukkan komitmen kerja yang tinggi serta kesetiaan yang tak berbelah bagi kepada organisasi mereka. Usaha ini dilakukan dengan sentiasa mengambil kira keperluan-keperluan utama para pekerja menghargai dan menghormati mereka sebagai seorang manusia serta wujudnya matlamat kerja yang jelas di kalangan mereka. Ini lah dinamakan kawalan kepada pekerja secara berhemah dan mendalam ke dalam hati mereka dengan memenuhi keperluan yang munasabah kepada mereka semua.

Kesimpulan

Apa yang penting ialah kesungguhan pemimpin itu menguruskan oragnisasi dengan sedaya upaya serta diikuti dengan hati yang tulus dan ikhlas. Dengan keinginan yang sejati dan penyerahan kepada Ilahi akan memberikan hasil yang memuaskan semua pihak. Ada pepatah mengatakan "bekerjalah kamu seoalah-olah kamu akan hidup seribu tahunya. Dan beribadatlah kamu seolah-olah kamu akan mati pada keesokkan harinya."