Saturday 11 February 2017

Perancangan Yang Sering Diguna-Pakai Dalam Organisasi

Organisasi (Yunani: ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Banyak macam dan ragam bentuk suatu organisasi mulai dari yang berbentuk kecil hingga organisasi yang bentuknya besar dan mempunyai suatu tujuan yang berbeda pula, begitu pula tentang pengertian organisasi itu sendiri. Banyak definisinisi dan pengertian dari organisasi yang di paparkan oleh para ahli. 

Sesebuah organisasi yang berjaya bermula daripada pemimpin yang berkaliber. Kenapa disebut pemimpin bukannya bos kerana dua perkataan ini memainkan maksudnya yang tersendiri. Rujuk kepada nota ini untuk menerangkan maksudnya yang lebih jelas iaitu Perbezaan Antara Bos dan Pemimpin .
" Perkataan BOS dan PEMIMPIN adalah sesuatu yang berbeza dari segi maksud dan pengertiannya. Seseorang boleh menjadi bos tetapi tidak semestinya menjadi pemimpin. Bos adalah seorang yang dinamakan bos anda, sesuatu yang mengerunkan dan berada di kedudukan yang tinggi daripada anda. Tetapi pemimpin adalah seorang penyelia dan rakan sekerja anda yang mampu memberi panduan dan cara perlaksanaan kerja dengan lebih baik dengan menggunakan pelbagai cara dan kaedah. Bukan hanya mengarah dan memberi arahan semata-mata tetapi mampu kerja bersama-sama."
1. Matlamat atau Target Organisasi
Pemimpin harusnya meletakkan perancangan yang rapi dalam mengerakkan oragnisasi bermula daripada matlamat dan target yang hendak dicapai. Selalunya pendekatan menggunakan konsep 5W1H sering bermain di fikiran seseorang pemimpin. Istilah yang sering diguna adalah KPI atau Key Performance Indicator iaitu Petunjuk Keberkesanan Prestasi. Maka, penetapan matlamat dan target samada dalam bentuk kuantiti dan kualiti amatlah perlu samada secara harian, bulanan atau tahunan. Sebagai contoh, dalam perniagaan hendaklah menentukan target jualan yang perlu dicapai. 
‘Fikir dulu baru buat’. Mutiara kata ini bermaksud apa sahaja tindakan yang kita buat kita harus berfikir dulu, rancang dulu sebelum kita bertindak supaya kita tidak membuat keputusan yang salah.
Sesebuah perancangan yang baik haruslah mempunyai 3 bahagian iaitu rancangan jangka pendek, jangka sederhana dan juga jangka panjang. Mari kita lihat apa yang dimaksudkan dengan ketiga-tiga bahagian rancangan tersebut:
a) Rancangan Jangka PendekRancangan yang boleh dilaksanakan segera. Bukan rancangan muktamad, sekadar rancangan sementara sebelum menantikan rancangan jangka panjang dapat dilaksanakan. 
b) Rancangan Jangka SederhanaRancangan yang juga bersifat segera tetapi mengambil sedikit masa untuk dilaksanakan. Ianya tidak wajib dilaksanakan dan bergantung kepada situasi. 
c) Rancangan Jangka PanjangRancangan rapi atau menyeluruh untuk menyelesaikan sesuatu masalah atau untuk mencapai matlamat sesuatu projek. Ianya boleh digunakan untuk tempoh yang lama. Ketua perlu meletakkan sasaran tentang kualiti, kuantiti, tempoh masa dan lain-lain. Menurut Mohd. Hizam Hanafiah (2003) jangkamasa rancangan ini adalah minimum 5 tahun dan ke atas.
Kenapa sesebuah rancangan perlu dibahagikan kepada tiga? Ini kerana bukan semua perancangan boleh dilaksanakan dengan segera. Ada yang mengambil masa lama untuk dilaksanakan walaupun sesuatu masalah itu perlu diselesaikan dengan segera. 

2. Aktiviti Mengurus
Cara mengurus kakitangan di bawah seseorang pemimpin hendaklah dilakukan secara berhemah dan bijaksana. Cara mengurus dengan cara diktator amatlah tidak menguntungkan organisasi kerana ianya hanya memberi tekanan kepada pekerja dan meninggalkan kesan negatif dalam jangka masa panjang. Keadaan tertekan mengakibatkan hanya pemimpin sahaja yang bekerja, bukannya organisasi tersebut. Wujudkan suasana di tempat kerja dalam keadaan harmoni dan selesa kerana hampir 42% masa manusia berada di tempat kerja. Ada masanya perlu pemimpin bertindak tegas dan ada masanya bertindak seperti seorang ayah kepada anak-anak.

Secara umumnya sebagai besar para sarjana pengurusan menerima pakai kosep pengurusan sebagai satu proses aktiviti yang diketahui oleh para pengurus, tetapi dilakukan bersama-sama dengan para pekerja. Kebanyakan defenisi pengurusan yang telah dikemukakan oleh Hendry Fayol (1916). Pandangan umum mengenai kosep pengurusan masih sah sehingga ke hari ini walaupun definisi-definisi yang terkemudian membuat sedikit sebanyak adaptasi daripada versi asal konsep pengurusan yang telah dikemukakan oleh beliau. Hendri Fayol berpendapat bahawa untuk mengurus adalah untuk meramal dan merancang, mengorganisasi, mengarah, mengkoordinasi dan mengawal. Manakala Brech (1957) pula mendefisikan pengurusan sebagai satu proses sosial…proses ini terdiri dari pada…perancangan, kawalan, koordinasi dan motivasi.

Sikap pengurusan melibatkan proses mempengaruhi para pekerja oleh pemimpin supaya mereka melaksanakan tugas-tugas yang telah dipertanggungjawabkan dengan sebaik yang mungkin. Fungsi kepimpinan dalam pengurusan banyak dikaitkan dengan proses memotivasi para pekerja supaya mereka lebih produktif. Oleh itu, antara tingkah laku kepimpinan yang selalu ditonjolkan oleh para pemimpin dalam pengurusan seharian ialah komunikasi yang ekstensif dengan para pekerja mereka untuk menyampikan dan memberi inspirasi kepada para pekerja mengenai kepada para pekerja mengenai visi dan misi organisasi, mengetahui dan menyelesaikan maslaah-masalah kerja dari semasa ke semasa serta memberi panduan mengenai cara bekerja dengan lebih efektif. Kepimpinan adalah aktiviti pengurusan yang menumpukan seratus peratus kepada aspek manusia supaya pekerja dapat memberikan komitmen yang tinggi dan kesetiaan yang berkekalan kepada oraganisasi mereka.

3. Kawalan
Konflik adalah fenomena yang biasa berlaku dalam organisasi. Proses pErubahan organisasi disebabkan tekanan persekitaran boleh menjadi satu punca kepada pelbagai konflik dalaman. Manakala kes-kes seperti kerugian syarikat, kemalangan di tempat kerja juga boleh menimbulkan konflik di kalangan para pekerja. Apabila berhadapan dengan situasi seperti ini peranan pemimpin ialah berusaha sedaya yang mungkin untuk menyelesaikan segala perkara yang berbangkit di kalangan para pekerja mereka dengan langkah-langkah pemulihan melalui kaedah adaptasi, akomodasi, ‘matalamat utama’ serta mengubal strategi-strategi penyelesaian secara bersama. Seboleh mungkin, setiap penyelesaian konflik hendaklah tidak merugikan semua pihak yang terlibat.

Mengawal keadaan semasa adalah penting. Pemimpin harus peka memerhati tindak tanduk pekerja di dalam organisasinya. Perlu bijak memberi keputusan samada sukar atau tidak dalam memandu pergerakan organisasi. Selalunya terlalu banyak unsur-unsur ingin menjatuhkan sesebuah organisasi daripada pelbagai sudut. Maka inilah tugas utama pemimpin dalam membendung anasir-anasir ini. Ada kalanya pemimpin perlu berlembut dan beralah dalam memerangi pakatan negatif ini sebagai persiapan serangan balas. Maka, gandingan antara pekerja dan pemimpin tadi hendaklah kemas dan kukuh dalam usaha kawalan daripada pihak dalaman atau luaran itu nanti. Pemimpin yang disayangi oleh pekerja akan mudah mengatasi masalah ini nanti.
Tanda-Tanda Awal Konflik
Anda sebagai ketua harus sentiasa peka dengan tanda-tanda konflik yang berikut. Kegagalan anda mengesannya dengan lebih awal akan menyebabkan anda perlu memikirkan jalan penyelesaian yang lebih sukar.
a. Nada suara dan gurauan melampau sesama pekerja.
b. Kekerapan tidak hadir yang tinggi.
c. Usaha pemulauan dan sabotaj.
d. Saling menuding jari antara dua pihak atau lebih.
e. Wujud sikap tidak percaya antara satu sama lain.
f. Mengelak dari melakukan kerja berkumpulan.
g. Amalan berpuak-puak.
h. Penindasan terhadap pekerja / rakan sekerja.
Sebagai pemimpin, seorang pengurus bertanggungjawab untuk mendorong para pekerja mereka supaya sentiasa produktif dan menunjukkan komitmen kerja yang tinggi serta kesetiaan yang tak berbelah bagi kepada organisasi mereka. Usaha ini dilakukan dengan sentiasa mengambil kira keperluan-keperluan utama para pekerja menghargai dan menghormati mereka sebagai seorang manusia serta wujudnya matlamat kerja yang jelas di kalangan mereka. Ini lah dinamakan kawalan kepada pekerja secara berhemah dan mendalam ke dalam hati mereka dengan memenuhi keperluan yang munasabah kepada mereka semua.

Kesimpulan
Apa yang penting ialah kesungguhan pemimpin itu menguruskan oragnisasi dengan sedaya upaya serta diikuti dengan hati yang tulus dan ikhlas. Dengan keinginan yang sejati dan penyerahan kepada Ilahi akan memberikan hasil yang memuaskan semua pihak. Ada pepatah mengatakan "bekerjalah kamu seoalah-olah kamu akan hidup seribu tahunya. Dan beribadatlah kamu seolah-olah kamu akan mati pada keesokkan harinya." 


Saturday 4 February 2017

Etika Semasa Melancong Ke Jepun Perlu Dipatuhi Oleh Pelancong Malaysia


  • Tawar - menawar harga semasa membeli bukan menjadi amalan kebiasaan di Jepun. Sekiranya anda membuat tawaran tawar - menawar sehingga ke harga yang diberi oleh penjual, pastikan anda membelinya. 
  • Meninggalkan bilik hotel dalam keadaan bersepah dan tidak kemas. Masyarakat Jepun amat menitikberatkan "Do It Yourself" hinggakan bilik hotel ditinggalkan dalam keadaan teratur apabila daftar keluar bilik. 
  • Mengambil gambar tanpa kebenaran individu seperti mengambil gambar budak-budak Jepun. Ini membolehkan anda didakwa oleh pihak berkuasa sekiranya tertangkap. 
  • Menghisap rokok di tempat awam. Ruangan menghisap rokok disediakan dan pastikan anda mematuhi. 
  • Membuang sampah di merata tempat dan tidak mengasingkannya mengikut kategori iaitu plastik, tin, botol dan kertas. 
  • Bercakap dengan nada kuat semasa berada di restoran, di dalam keretapi, bas dan juga tempat awam. Masyarakat Jepun amat tidak suka mereka yang membuat bising terutamanya di dalam keretapi. Banyak pelancong Malaysia bercakap dengan nada kuat kerana terlalu "excited" apabila di tempat asing. 
  • Karpet bilik solat basah selepas mengambil wuduk walaupun sudah disediakan tempat lap kaki. Ruangan bilik di Jepun amat sempit maka, perkara mengambil wuduk tidak akan sama sepertimana di Malaysia. Perlu berhati-hati dan ambil wuduk dengan tenang serta tidak memercikkan air. 
  • Masukkan kaki ke dalam sinki semasa mengambil wuduk. Perkara ini sering terjadi apabila sukar mencari tempat yang sesuai. Bagi mengatasi masalah ini, penggunaan botol air mineral amatlah sesuai apabila membasuh kaki.


Thursday 2 February 2017

5W1H ; who, what, where, when, why, how

STRATEGI PENTING PENGUMPULAN DATA



Dalam langkah memulakan sesuatu projek, ramai individu terlepas pandang akan kelebihan menggunakan 5W1H. Apakah yang dimaksudkan dengan 5W1H ini ? Ianya merupakan kaedah bertanya soalan mengenai proses atau masalah diambil untuk penambahbaikan atau menyelesaikan sesuatu masalah serta mengelakkan kehilangan pengumpulan data.



WHO ⇒ Individu / Orang 
1. Siapa yang bertanggungjawab dalam proses tersebut?
2. Siapa yang terlibat dalam proses tersebut?
3. Siapa yang ada kepentingan dalam proses tersebut? 
WHAT  Konsep Projek 
1. Apa yang hendak dilakukan?
2. Apa yang perlu dilakukan?
3. Apa yang perlu dikawal? 
WHERE  Strategi Kedudukan 
1. Di mana patut dilakukan?
2. Di mana patut diusahakan?
3. Di mana patut dijalankan?
4. Tempat strategik?
WHEN  Masa dan Keadaan 
1. Bila hendak dilaksanakan?
2. Bila masa yang sesuai?
3. Bila keadaan mengizinkan?
WHY  Matlamat / Objektif 
1. Apa tujuan sebenar proses yang hendak dijalankan?
2. Apakah kepentingannya?
3. Kenapa perlu dilakukan? 
HOW  Cara Perlaksanaan 
1. Macam mana keadaan sekarang?
2. Macam mana patut dilakukan?
3. Macam mana cara perlu dibuat?
4. Ada cara lain yang lebih sesuai?

Langkah-langkah ini perlu sentiasa ada dalam diri masing-masing apabila pengumpulan data dilakukan dalam setiap projek yang dijalankan. Dengan adanya panduan ini, nescaya sesuatu proses tersebut mudah digubal dan dibuat draf sebelum memulakan kertas kerja. 

Cara perlaksanaan ini juga boleh dilakukan dengan membuat jadual atas sekeping kertas dan dibahagikan mengikut kategori 5W1H yang dinyatakan tadi. Maka, lakukanlah perbincangan bagi membolehkan data dikumpulkan bersama-sama. Perbincangan dalam kumpulan kecil antara 2 orang hingga 5 orang amatlah sesuai bagi peringkat permulaan.

Contoh Jadual 5W1H Semasa Perbincangan Dilakukan
Apabila data-data asas telah dikumpul menggunakan cara ini, kertas kerja untuk diserahkan kepada pihak pengurusan atasan dapat dilakukan dengan sempurna dengan menggunakan sistem yang bersistem ini.

Selamat beramal.

Anda mungkin meminati artikel ini :


Tuesday 31 January 2017

Video Trip Musim Sejuk Takayama via Nagoya 2017

日本にようこそ!!!
Trip musim sejuk ke Takayama melalui Nagoya selama 7 hari 6 malam dengan penerbangan Vietnam Airlines. Transit di Hanoi / Ho Chi Ming dengan tiket penerbangan sebanyak RM680 pergi - balik. Trip kali ini adalah menikmati suasana musim sejuk di bandar Takayama, sebuah bandar di pergunungan Gifu dan "shopping branded stuff" di bandaraya Nagoya.

Saksikan serba ringkas perjalanan kami ke Jepun dengan suasana dingin dan kebekuan di sana.


Gambar-gambar menarik sepanjang trip kali ini :
Pintu Masuk Ke Kuil Buddha Osu Kannon

Suasana Perjalanan Di Lebuhraya Nagoya - Takayama

Laluan Penjalan Kaki Pasar Pagi Takayama

Bandar Lama Takayama

Hadapan JR Takayama Station

Antara Koleksi Jualan Jam G-Shock

Suasana Subway Kamiaiezu

Nagoya Twin Tower (JR Nagoya Station)

Insya Allah, trip seterusnya adalah ke Osaka - Kyoto pada tahun 2019 dan bergantung kepada promosi murah penerbangan ke sana nanti. Kemungkinan besar adalah semasa musim bunga nanti.

Anda mungkin meminati artikel ini :

Tuesday 15 November 2016

Tanggungjawab Kumpulan Pembangunan Perniagaan

Tanggungjawab Kumpulan Pembangunan Perniagaan
Business Development Team Job Responsibilities

Membina kedudukan pasaran dengan meletakkan, membangunkan, menentukan, berunding, dan mewujudkan hubungan perniagaan. (Builds market position by locating, developing, defining, negotiating, and closing business relationships. )
  • Mengenal pasti idea trend dengan menyelidik aktiviti industri yang berkaitan, penerbitan, dan pengumuman; mengesan penyumbang individu dan pencapaian mereka. (Identifies trendsetter ideas by researching industry and related events, publications, and announcements; tracking individual contributors and their accomplishments.)
  • Menempatkan atau bercadang niaga perniagaan yang berpotensi dengan menghubungi rakan kongsi yang berpotensi; yang menemui dan meneroka peluang-peluang. (Locates or proposes potential business deals by contacting potential partners; discovering and exploring opportunities.)
  • Screens niaga perniagaan yang berpotensi dengan menganalisis strategi pasaran, keperluan perjanjian, yang berpotensi, dan kewangan; menilai pilihan; menyelesaikan keutamaan dalaman; mencadangkan pelaburan ekuiti. (Screens potential business deals by analyzing market strategies, deal requirements, potential, and financials; evaluating options; resolving internal priorities; recommending equity investments.)
  • Membangunkan berunding strategi dan kedudukan dengan mengkaji integrasi usaha baru dengan strategi dan operasi syarikat; memeriksa risiko dan potensi; menganggarkan keperluan dan matlamat rakan kongsi.(Develops negotiating strategies and positions by studying integration of new venture with company strategies and operations; examining risks and potentials; estimating partners' needs and goals.)
  • Menutup tawaran perniagaan baru dengan menyelaras keperluan; membangun dan merundingkan kontrak; mengintegrasikan keperluan kontrak dengan operasi perniagaan. (Closes new business deals by coordinating requirements; developing and negotiating contracts; integrating contract requirements with business operations.)
  • Melindungi nilai organisasi dengan menjaga maklumat sulit.(Protects organization's value by keeping information confidential.)
  • Kemas kini pengetahuan kerja dengan mengambil bahagian dalam peluang-peluang pendidikan; membaca penerbitan profesional; mengekalkan rangkaian peribadi; yang mengambil bahagian dalam organisasi profesional.(Updates job knowledge by participating in educational opportunities; reading professional publications; maintaining personal networks; participating in professional organizations.)
  • Meningkatkan reputasi organisasi dengan menerima pemilikan untuk mencapai permintaan baru dan berbeza; meneroka peluang untuk menambah nilai kepada pencapaian kerja.(Enhances organization reputation by accepting ownership for accomplishing new and different requests; exploring opportunities to add value to job accomplishments.)