Faktor - Faktor Asas Sebuah Organisasi

Pendahuluan

Gambar Kakitangan Sebuah Unit Kecil

Menguruskan sesebuah organisasi bukanlah sesuatu yang boleh dianggap mudah kerana melibatkan pelbagai ragam dan karenah dalam menguruskan sumber manusia. Bagi sesetengah pihak, apabila diberi mandat menguruskan organisasi adalah sesuatu yang membanggakan kerana diberi kepercayaan sedemikian rupa oleh pihak pengurusan. Ada beberapa faktor yang perlu dilihat dan diberi perhatian dalam menguruskan organisasi samada berskala kecil atau besar. 
Faktor-faktor tersebut yang perlu diberi pertimbangan ialah :

1. Carta Organisasi
2. Matlamat dan Tujuan Organisasi
3. Penetapan Sumber Manusia
4. Senarai Tugasan Pekerja
5. Analisis Kedatangan Pekerja
6. Peruntukan Kewangan
7. Kebajikan Pekerja

Perkara-perkara di atas menjadi penyebab utama dalam melicinkan pentadbiran sesebuah organisasi. Jika pihak pengurusan leka dengan salah satu perkara di atas, operasi dalam sesebuah sistem pengurusan akan berada di dalam keadaan tidak stabil, kelam kabut dan memeningkan kepala semua pihak yang mana boleh menjatuhkan prestasi dan kedudukan sesebuah Jabatan / Syarikat.

1. Carta Organisasi

Carta keramat ini amat penting bagi sesebuah Jabatan / Syarikat. Dengan wujudnya carta ini, pihak pengurusan dapat mengetahui bilangan sebenar pekerja yang diperlukan dan kedudukan dalam organisasi tersebut. Dengan itu, tiadanya lebihan atau kekurangan pekerja yang boleh mengakibatkan implikasi kewangan (jika lebih) dan bebanan kerja (jika kurang) dalam organisasi itu. Sekiranya carta organisasi masih belum ditetapkan, pihak pengurusan hendaklah membincangkan perkara ini dengan tekun dan bersungguh-sungguh bagi mewujudkan carta ini bagi mengatur kedudukan setiap pekerja. Jangan dijadikan carta ini semata-mata tujuan dokumentasi sahaja kerana dengan carta ini lah yang menjadi tunjang dan asas kelangsungan aktiviti dalam Jabatan / Syarikat. Carta organisasi ini perlu dikemaskinikan dari masa ke semasa bagi menyesuaikan dengan keadaan semasa, sekurang-kurangnya setahun sekali.

2. Matlamat & Tujuan

Setiap Jabatan / Syarikat perlu menetapkan matlamat dan tujuan bagi membolehkan hala tuju ditetapkan dan digerakkan bagi mencapai cita-cita tersebut. Setiap bahagian dalam sesebuah Jabatan / Syarikat boleh meletakkan matlamatnya tersendiri tetapi hendaklah selari dengan matlamat asal syarikat. Maltlamat dan tujuan ini boleh dibincangkan bersama-sama dengan pihak yang terlibat sebelum penubuhan organisasi dalam Jabatan / Syarikat. Dengan ini, semua pihak akan sama-sama berganding bahu dalam menjayakan matlamat dan tujuan Jabatan / Syarikat itu nanti.

3. Penetapan Sumber Manusia

Jumlah bilangan sumber manusia hendaklah mencukupi dalam menjayakan operasi sesebuah organisasi. Sekiranya terlalu banyak bilangan pekerja, ianya akan mengakibatkan implikasi kewangan, dan sekiranya tidak mencukupi ianya akan mengakibatkan terjejas operasi organisasi. Perlu ada penyelarasan yang sesuai bagi mengimbangi keperluan sumber manusia. Selain daipada kepentingan bilangan pekerja, sumber manusia ini juga perlu diberi latihan yang mencukupi bagi membolehkan kerja dilakukan dalam tahap yang terbaik dan sempurna.

4. Senarai Tugas

Tetapkan senarai kerja dan tugasan bagi setiap pekerja bagi membolehkan pemantauan dilakukan dan kerja dilakukan dengan seimbang. Tidak akan timbul masalah pertikaian kerja sekiranya ketetapan dilakukan. Dengan kata lain, ketetapan tugas-tugas hakiki perlu jelas disamping kerja-kerja yang diarahkan dari masa ke semasa. Seelok-eloknya pada bilangan terakhir senarai tugas tersebut diletakkan ayat " Menjalankan arahan kerja dari masa ke semasa berpandukan arahan daripada pegawai atasan / pihak pengurusan Jabatan atau Syarikat", bagi mengelakkan pertikaian yang "ini bukan kerja saya" oleh pekerja bawah seliaan Jabatan / Syarikat.

5. Analisis Kedatangan Pekerja

Kedatangan pekerja perlu dipantau dan dibuat analisis setiap bulanan. Ini adalah untuk mengesan mana-mana pekerja yang sering bermasalah dari segi kedatangan. Masalah kedatangan boleh menyebabkan produktivit kerja terganggu. Masalah kedatangan yang sering timbul adalah apabila pekerja sering mengambil cuti sakit. Kekerapan cuti sakit boleh dikategorikan kepada dua jenis iaitu samada benar-benar sakit atau berpura-pura sakit. Pihak pengurusan syarikat boleh menilai keadaan trend cuti sakit ini apabila melihat dan meneliti daripada analisis kedatangan. Selain daripada cuti sakit, pekerja yang sering datang lewat hendaklah dipantau. Pihak pengurusan boleh meletakkan "flexible late time" bagi memberi kelonggaran kepada pekerja untuk datang lewat. Analisis yang dijalankan terhadap kedatangan pekerja ini dilakukan untuk memantau tahap disiplin pekerja. Pastikan tindakan disiplin diambil samada secara lisan dan juga secara bertulis bagi tujuan rekod. Dengan disiplin yang tinggi barulah produktiviti pekerja akan meningkat dan dapat berdaya saing dengan lain-lain Jabatan / Syarikat.

6. Peruntukan Kewangan

Kewangan memainkan peranan penting dalam setiap pergerakan organisasi. Dengan adanya ketetapan dalam peruntukan, pihak pengurusan boleh mengawasi perbelanjaan yang dilakukan berdasarkan perancangan perbelanjaan yang ditetapkan setiap tahun. Jangan sama sekali menjalankan operasi sesebuah Jabatan / Syarikat tanpa perancangan kewangan kerana ianya boleh mengakibatkan operasi berjalan tanpa kawalan dan boleh menyebabkan kerugian atau kurangnya keuntungan dicapai. Jabatan / Syarikat juga boleh merancang keperluan yang dikehendaki sepanjang tahun dan samada mencukupi atau perlu penjimatan. Dalam keadaan ekonomi yang tidak menentu, jumlah peruntukan yang diterima mungkin akan berubah pada bila-bila masa dan ini boleh dilakukan dengan menyelaras semula peruntukan yang diterima. Rancang terlebih dahulu sebelum melakukan apa-apa kerja dai dalam sesebuah organisasi.

7. Kebajikan Pekerja

Pekerja ibarat aset Jabatan / Syarikat yang tidak boleh dinilai dengan wang ringgit. Dengan pengalaman yang bertambah dari masa ke semasa menyebabkan nilai pekerja semakin tidak dapat diukur dengan wang ringgit atau upah yang diberikan. Oleh yang demikian, kebajikan pekerja hendaklah diambil berat bukan hanya dengan pemberian upah atau bonus tetapi lebih kepada keperluan pekerja di tempat kerja itu sendiri. sebagai contoh, kemudahan tempat solat, makan, penyediaan baju uniform kerja dan melakukan aktiviti tahunan dalam Hari keluarha dan sebagainya dengan pekerja dapat membantu meningkatkan moral dan semangat pekerja. Sekiranya suasana di tempat kerja dalam keadaan ''happy trend'', pekerja akan bersemangat untuk membantu Jabatan / Syarikat supaya terus bertambah maju kerana menganggap sebahagian daripada hidup mereka.

Anda mungkin meminati artikel ini :

• Dilemma Penjawat Awan; Antara Kerjaya atau Keluarga
• Perbezaan Antara Bos dan Pemimpin
• Asas Pengurusan Syarikat