Garis Panduan & Senarai Semak Auditan Pengurusan Kewangan Syarikat

Artikel ini bertujuan memberi panduan umum kepada secara ringkas bagaimana pegawai yang bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan untuk melaksanakan tugas mereka dengan cekap, berkesan dan berhemat. Panduan ini disediakan berdasarkan pengalaman kerja bagi rujukan semua. Selamat membaca.

Penyediaan Senarai Semak Pengurusan Kewangan

A. KAWALAN PENGURUSAN

1. Carta Organisasi disediakan dengan lengkap dan kemas kini.
2. Penurunan kuasa kepada pegawai yang bertanggungjawab diberikan secara bertulis oleh majikan kepada setiap ketua unit. Dalam sektor swasta, perlantikan jawatan pegawai mengikut Bahagian.
3. Fail Meja setiap pegawai disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Dalam kes ini, Fail Meja juga boleh diertikan sebagai tugas-tugas hakiki pegawai tersebut dan disahkan oleh majikan.
4. Pembahagian tugas di kalangan pegawai yang menjalankan tugas pengurusan kewangan adalah teratur.
5. Sistem pengesanan wujud bagi pelaksanaan tugas setiap pegawai iaitu "flow process" bagi setiap prosedur melibatkan kewangan.
6. Pemeriksaan terhadap rekod perakaunan dijalankan oleh akauntan dari semasa ke semasa.
7. Latihan ada diberikan kepada pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan.
8. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) ditubuhkan bagi meningkatkan prestasi pengurusan kewangan dan akaun. 
9. Tindakan susulan ada diambil terhadap perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat JPKA. 
10. Tindakan susulan ada diambil terhadap pertanyaan Audit. 
11. Perbelanjaan direkodkan ke dalam Buku Vot/Buku Peruntukan dangan betul dan kemas kini. 
12. Setiap perbelanjaan dan tanggungan dicatatkan dalam Buku Vot / Buku Peruntukan dengan lengkap dan kemas kini.

B. ANALISIS BELANJAWAN 

1. Peruntukan di bawah kawalan setiap pegawai di Bahagian yang dilantik diakaunkan dengan betul dan teratur.
2. Perbelanjaan dilakukan mengikut peruntukan yang diluluskan.
3. Pindah peruntukan antara Bahagian tidak boleh dibuat oleh pegawai di Bahagian tanpa kebenaran Akauntan. Semua pindah peruntukan mendapat kelulusan Akauntan. 
4. Peruntukan tambahan yang dipohon digunakan untuk maksud ia diluluskan.  
5. Analisis ada dijalankan bagi melihat trend perbelanjaan sepanjang tahun. 
6. Setiap Bahagian ada mengambil tindakan susulan terhadap maklum balas yang diterima daripada Akauntan.
7. Bahagian ada menghantar Laporan Perbelanjaan Suku Tahun kepada Akauntan dalam tempoh yang ditetapkan. 
8. Bahagian ada mengambil tindakan susulan terhadap program/aktiviti yang didapati tidak aktif atau tidak diperlukan. 
9. Semua sistem kutipan hasil yang diterima (keluar - masuk) direkodkan ke dalam Buku Tunai dengan betul dan kemas kini. 
10. Semua sistem hasil yang hilang direkod dan dilaporkan dengan segera. 

C. PENERIMAAN WANG 

1. Ciri-ciri keselamatan wujud di ruang tempat "cashier" membuat kutipan hasil / jualan.
2. Kebenaran bertulis diberi kepada pegawai yang menerima wang dan satu rekod diselenggara mengenai kebenaran yang diberikan itu.
3. Resit dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan yang dibuat di kaunter.
4. Meminda sesuatu resit adalah dilarang. Semua resit yang dibatalkan ada disimpan bersama salinannya.
5. Hasil yang dikutip adalah mengikut kadar bayaran yang ditetapkan. 

D. KESELAMATAN WANG TUNAI 

1. "Cashier" tidak terlibat dalam penyelenggaraan rekod hasil. Jika "cashier" terlibat, kebenaran ada diperolehi daripada Akauntan yang berkenaan. 
2. Semua pungutan diperakaunkan dengan kemas kini dan sempurna. 
3. Pungutan yang tidak sempat dibankkan disimpan dengan selamat. 
4. Pemeriksaan mengejut dijalankan terhadap wang pejabat oleh seorang pegawai  yang tidak mengendalikan tugas hasil sekurang-kurangnya enam bulan sekali dan direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut. 
5. Penyata penyesuaian hasil dibuat dengan betul dan kemas kini. Sekiranya ada perbezaan, tindakan susulan diambil terhadap perbezaan yang berlaku. 

E. LAIN-LAIN ASPEK TERIMAAN

1. Tindakan susulan ada dibuat untuk mendapatkan hasil yang tertunggak
2. Bagi tunggakan yang tidak dapat dipungut setelah segala usaha diambil, tindakan ada dibuat untuk menghapuskan hasil berkenaan dengan kebenaran tertentu.
3. Pesanan barangan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. 

Rujukan daripada JABATAN AUDIT NEGARA